22 Mart 2014, İstanbul
Önder Ergönül
Türk Klinik Mikrobiyoloji ve İnfeksiyon Hastalıkları Derneği Başkanı
Ülkemizde çok sayıda, irili ufaklı, ulusal ve uluslararası bilimsel toplantı düzenleniyor. Türkiye’deki tıp ortamının en başarılı derneklerinden biri olarak kabul edilen Derneğimiz de yıllardır çok sayıda toplantı düzenliyor, bu konuda uzman bir uzmanlık derneği. Derneğimiz bu saygınlığını, alanında uzman ve deneyimli üyelerine borçlu. Performansımız yüksek ama daha iyiyi, en iyiyi yakalama tutkusuyla çalışıyoruz. Bu vizyonla, toplantılarımızdaki sunumlarla ilgili ara kesitsel bir değerlendirme yapmak istedim.
Olumlu ve gelişmiş yanlarımızla söze başlayalım. Artık eskiden olduğu gibi. uzun ve sıkıcı slaytlar pek nadir, okunamayan tablolar, çok uzun ve kalabalık slaytlar artık pek az. Slaytını satır satır okuyan da pek yok. Ben nasıl olsa hocayım, herkes beni dinlemek zorunda anlayışıyla yapılan sunumlar artık ayıplanır oldu. Herkes renkli ve ilgi çekici sunumlar yapmaya gayret ediyor. Artık herkes, renkli ve güzel sunumlar yapan kişileri takdirle karşılıyor, bu kişilerden de öğrenerek kendisini geliştirmeye çalışıyor. Eğiticilerin eğitimi konusunda yıllardır yapılan eğitimler sayesinde epeyce bir mesafe alındı. Öyle ki, British Medical Journal yayınlarından çıkan, “Toplantılarda Nasıl Sunum Yapmalı?” (Hall GM, How to present at meetings? BMJ Books, Blackwell Publishing, 2007) başlıklı kitaba bakarsak, bu kitapta yer alan uyarıların çoğu artık bizler için geçerlilğini yitirmiş, artık temel uyarılar aşamasını geçmişiz. Ama bazı eksiklerimiz de yok değil. Dedik ya, daha da iyisini, en iyisini yapacağız, kendimizle yarışmadayız. Şimdi buraya odaklanalım.
Geldiğimiz nokta itibariyle, en önemli sorunumuz sarkan konuşmalar ve zincirleme sarkma sonucu sarkan toplantı süreleri. Bu durum, program akışını bozmak bir yana, dinleyicilerin psikolojisini etkiliyor ve negatif geri beslemeyle programın genel akışı hakkında hak edilmeyen, negatif yönde bir tat bırakabiliyor. Bu durumun önüne geçmeliyiz. Yazının ana hedefi budur.
Konuşmaların sarkmaması için farklı çözümler geliştirildiğini görüyoruz. Uluslararası konferanslarda, bazen kronometre kullanılıyor. Süre dolunca, mikrofon otomatik olarak kapanıyor. Böyle pragmatik bir çözüm elbette düşünülebilir. Biraz sert gelebilir. Diğer yandan, kendimizi gözden geçirmek ve yeniden eğitmek daha anlamlı ve kalıcı olabilir. Uzun ve sıkıcı konuşmaya biraz daha yakından bakalım.
Konuşmalar neden uzuyor?
1. “Aman eksik kalmasın, eksik kalırsa rezil olurum” kaygısı ön plandadır, belki de en başta gelen nedenlerden biridir. Konuya hakim olanlar, söyleyeceklerini farklı formatlarda, kısa, orta ve uzun olarak verebilmekteyken, konusuna hakim olmayanlar daha kaygılı olabiliyorlar.
2. Konuşmanın çerçevesinin çok iyi belirlenmediği durumlarda, iyi konuşmacılar bile, konuyu uzatabiliyorlar.
3. Dinleyici kitlenin özelliklerini dikkate almamak da uzun konuşmalara neden olabilir. Oysa, dinleyici için belirli bazı kesimler rahatlıkla atlanabilir.
İyi bir konuşma için 15 Öneri:
A. Hazırlık aşaması
1. Konuşma hazırlığını önceden başlatmak ve ara ara bakarak değerlendirmek önemlidir. Örneğin 1 ay önceden başlayıp, her hafta birkaç saat ayırarak ekleme yapmak rahatlatır ve başarılı bir sunum olmasını sağlar.
2. Öğrenme hedefleri (learning objectives) açık ve net olmalı ve ilk slaytta özetlenmelidir.
3. Yaratacağınız “aura” önemlidir. Genellikle ilk başlarda yakalanır. İyi düşünülmüş bir başlangıç yapmak, ciddi bir çerçeve çizerek başlamak, konuyu çok iyi bildiğinizi en baştan hissettirmek önemlidir.
4. Mesajları net olmalı, konuşmacı başlamadan önce mesajlarını sıralayabilmelidir.
5. Dinleyici kitlenin özellikleri bilinmelidir.
6. Konuşma öncesi prova yapmak önemlidir. Aynı konuyu daha önce anlatmış olanlar bile en azından “akıldan hızlı prova” yapmalıdırlar.
B. Konuşma sırasında
7. Bir önceki konuşmaları tekrarlayan slaytlar varsa atılmalı, atmaya fırsat kalmamışsa, hızlıca geçilmelidir.
8. Slaytlar uzun uzun okunmak yerine özetlenebilmelidir.
9. Konuşmayı çekici hale getirecek anekdotlar varsa kullanılmalı, ancak bu anekdotların yerinde olması gözetilmelidir.
10. Süre gerçekten önemlidir. Çok önemli bir konuşma bile, eğer uzarsa sıkıcı olabilmektedir. Dinleyicilerin dikkat toplayabilme süresi akılda tutulmalıdır.
11. Kendi yaptığınız, gözlediğiniz, bulduğunuz sonuçları vermek çok daha iyi dinlenir. Çünkü bunu daha iyi anlatırsınız. Başkalarının çalışmalarını anlatmak da, dinlemek de her zaman sıkıcıdır.
12. Ana konudan sapmamak önemlidir. Dinleyicilerin dikkatini dağıtır ve ana mesajlarınızın verilmesini engeller.
13. Her bir slayt kendi başına ilginç olmalıdır. Tek tek baktığınızda her bir slaytınız ayakta durabilmelidir.
C. Bitirirken
14. Bitimde iyi bir özet önemlidir. Dinleyenler bu konuşmadan ne almalı sorusuna iyi bir yanıt verilmiş olmalıdır.
15. Mesajlarınızı doğru olarak verdikten sonra, sürenin kısa olması bugüne kadar kimseyi rahatsız etmemiştir.
Neler yapılabilir?
1. Oturum başkanı o oturumun başarıyla yürütülmesi ve tamamlanmasından birincil olarak sorumlu kişidir. Oturum başkanı mümkünse konuşmacılarla önceden görüşmelidir. Ön görüşmede, konuşma süreleri hatırlatılmalı, içerik genel hatlarıyla da olsa gözden geçirilerek çakışmalar önlenmelidir.
2. Oturum başkanlığı önemlidir. oturum başkanlarımız çekingen davranmamalı, kibar bir üslupla uyarı yapmalıdır. Uyarmak sevimli olmaz ama zorunluysa yapılmalıdır.
3. Kronometre uygulaması uygun olacaktır. Süre dolunca mikrofonu kapatmak, şimdilik bizim için biraz sert olur ama kronometrenin hatırlatıcı bir işlevi olacaktır.
4. Tartışmaya süre bırakılmalıdır.
5. İyi konuşma nasıl olmalı başlığında eğiticilerin eğitimi renklendirilerek sürdürülmelidir. Bu konuda yapılan eğitimler bir doygunluk noktasına geldi ama bir adım ileriye giderek kalite artırılmalı, daha ilgi çekici bir noktaya getirilmelidir.
Sonuç olarak, iyi ve etkileyici konuşma yapmak bir sanattır. Bu sanatı öğrenmenin ve paylaşmanın coşkusu ve heyecanıyla hep birlikte geliştireceğiz.