1-Amaç
HIV/AIDS Çalışma Grubu’nun kısaltılmış adı HIVÇG’dir amaçları, aşağıdaki bilimsel etkinlikleri gerçekleştirmektedir:
(a) Türkiye’de HIV enfeksiyonu dağılımını, bulaş yollarını belirlemek, izlemek ve paylaşmak.
(b) HIV/AIDS konusunda araştırma çalışmaları yapmak, ortak çalışma ve projeler geliştirmek veya bu gibi projelere katılmak.
(c) Hastalığın tanı ve tedavisinde öncelikli sorunları saptamak görüş ve öneriler geliştirmek.
(d) Dünyadaki rehberler ile Türkiye’deki durumu karşılaştırıp, Sağlık Uygulama Tebliği’nin getirdiği uygulamalardaki aksayan durumları tespit ederek öneriler ve kılavuzlar oluşturmak.
(e) Enfeksiyon Hastalıkları ve Klinik Mikrobiyoloji asistanlarının talep ve ihtiyaçlarına göre periyodik bilimsel toplantılar düzenlemek, güncel bilgileri paylaşmak.
(f) Mezuniyet sonrası eğitim çalışmaları yapmak, kurs, konferans, sempozyum gibi etkinler organize etmek veya bu gibi etkinlikleri yapan kamu kurumları veya özel kurumlarla işbirliği yapmak.
(g) Çalışma grubu üyeleri arasında kurulacak e-posta grubu aracılığıyla hasta bazında danışmanlık hizmeti vermek
2-Üyelik
Grubun iki tür üyesi vardır
(a) Asil üyeler: Çalışma grubu ilk toplantısına veya ilk genel kuruluna bizzat gelerek katılmış olanlar ile kayıt formu ya da e-posta ile HIVÇG’na katılma isteği belirterek başvuruda bulunan Dernek üyeleridir.
(b) Çağrılı üyeler: grup çalışmalarına katkıda bulunacağı düşünülerek yürütme kurulunca çağrılmış araştırmacılardır. Dernek üyesi olmayanlar da çağrılı üye olarak HIVÇG’na katılabilir.
3-Yürütme Kurulu
HIVÇG’nun çalışmaları, yürütme kurulu aracılığıyla sürdürülür. Yürütme kurulu, Derneğin düzenlediği ulusal kongreler sırasında çalışma grubunun asil üyelerinin kendi aralarından iki yıllık bir dönem için seçtiği ve bu alandaki çalışmalarıyla bilinen altı kişiden oluşur. Yürütme kurulu üyeleri, kendi aralarından bir başkan, bir başkan yardımcısı ve bir sekreter seçer.
HIVÇG’nu, başkan ya da gerektiğinde başkan yardımcısı veya yetki verdiği bir yürütme kurulu üyesi temsil eder. Yürütme kurulu başkanı üst üste en çok iki dönem için seçilebilir. Kabul ederse başkan yardımcısı bir sonraki dönem başkanlık yapar.
HIVÇG’nun kayıtları sekreter tarafından tutulur. HIVÇG’nun bir karar defteri ve bir gelen ve giden evrak defterinin olması zorunludur.
Yürütme kurulu, çalışmalarını yılda en az iki kez olmak üzere gerekli gördüğü sıklıkta toplanarak sürdürür ve kararlarını oyçokluğuyla alır. Toplantılarda alınan kararlar, toplantıya katılan yürütme kurulu üyelerince imzalanır ve en geç 10 gün içerisinde Dernek Yönetim Kurulu’na bildirilir. Yürütme kurulu toplantılarının tutanakları, HIVÇG üyelerine gönderilir ve Derneğin internet sitesinde yayımlanır.
Bir yıl içerisinde yapılan toplantıların yarıdan çoğuna mazeretsiz olarak katılmayan yürütme kurulu üyelerinin üyelikleri düşer. Boşalan yürütme kurulu üyeliği için Dernek Yönetim Kurulu’nun gözetiminde yeniden seçim yapılır.
HIVÇG içinde alt çalışma grupları oluşturulabilir. HIVÇG başkanı, bu konudaki gerekçeli kararı Dernek Yönetim Kurulu’na iletir. Kurulması Dernek Yönetim Kurulu’nca onaylanan bir alt çalışma grubunda çalışmak isteyen asil üyeler, kendi aralarından bir başkan seçerler. Alt çalışma grubu başkanı, HIVÇG’nun yürütme kuruluna karşı sorumludur.
4-Genel Kurul
HIVÇG ’nun asil ve çağrılı üyeleri HIVÇG Genel Kurulu’nu oluştururlar. HIVÇG, iki yılda bir mümkünse Derneğin düzenlediği ulusal kongreler sırasında olağan genel kurul toplantısını yapar. Gerektiğinde Derneğin düzenlediği başka bilimsel toplantılarla eş zamanlı genel kurul toplantısı yapılabilir. Toplantı yeri, tarihi ve gündemi, HIVÇG üyelerine en az dört hafta öncesinden bildirilir.
Olağan genel kurul toplantısı sırasında HIVÇG Başkanı yıllık çalışma raporunu sunar.
Genel kurul toplantısı sırasında üyelerin eğiliminin belirlenmesini gerektiren bilimsel konularda tüm üyelerin oy hakkı vardır.
5-Yetki ve Sorumluluklar
HIVÇG 1. maddede belirtilen bilimsel etkinlikleri Dernek Yönetim Kurulu’nun onayını alarak gerçekleştirir. Bunun için, HIVÇG Başkanı, düşünülen etkinliğin amaç, yöntem, mekan, organizasyon sorumluları, tasarı bütçe, desteklemesi istenecek kuruluşlar gibi ayrıntılarını yürütme kurulu kararının bir örneğiyle birlikte Dernek Yönetim Kurulu’na iletir. Bu öneri, Dernek Yönetim Kurulu’nun başvuruyu izleyen ilk toplantısında değerlendirilir. Dernek Yönetim Kurulu öneriyi onaylamadan önce söz konusu etkinliği biçimlendirmek üzere HIVÇG’na önerilerde bulunabilir ya da ek açıklama isteyebilir.
HIVÇG, başka dernek ya da kuruluşlarla ilişkilerini Dernek Yönetim Kurulu aracılığıyla sağlar. Dernek Yönetim Kurulu, gerekirse bu ilişkileri kurmak, geliştirmek ve düzenlemek için HIVÇG’nun yürütme kurulu üyelerine, Türk Klinik Mikrobiyoloji ve İnfeksiyon Hastalıkları (Klimik) Derneği adına yetki verebilir.
HIVÇG’nca hazırlanan her türlü belge, Dernek Yönetim Kurulu’nun onayı alındıktan ve Dernek yayın ilkeleri çerçevesinde biçimlendirildikten sonra Türk Klinik Mikrobiyoloji ve İnfeksiyon Hastalıkları (Klimik) Derneği‘nin resmi yayını niteliği kazanır ve yayımlanabilir.
6-Gizlilik
HIVÇG çalışmalarına konu olan hastaların tıbbi ve kimlik bilgileri kodlu ve girişi sınırlı dijital ortamda korunur. Bu bilgiler hastanın yararı söz konusu olmadıkça üçüncü şahıslarla paylaşılmaz.
7- Destekleme ve Denetleme
Dernek Yönetim Kurulu, HIVÇG’nun 5. maddedeki koşullara uygun olan tüm etkinliklerini destekler ve katkı sağlamaya çalışır.
Dernek Yönetim Kurulu, HIVÇG’na yönergesine uygun olarak çalışması için uyarıda bulunabilir; amaçlarını gerçekleştiremediği anlaşıldığında HIVÇG’nu kaldırabilir ya da yeniden düzenleyebilir.
8- Yönerge Değişikliği
HIVÇG’nun asil üyeleri, yürütme kuruluna yönerge değişikliği önergesi verebilir. Önerge, önceden duyurulan gündemde yer alması koşuluyla genel kurul toplantısında görüşülür. Yönerge değişikliğine karar vermek için asil üyelerden en az üçte ikisinin kabul oyu gerekir.
9- Yürürlük
HIVÇG’nun yönergesi, Dernek Yönetim Kurulu’nun onayından sonra yürürlüğe girer ve Derneğin internet sitesinde yayımlanır. Yönerge değişikliği için de aynı yol izlenir.